La précision suisse à Dubaï

Depuis sa première en 2015, l’élite de l’industrie horlogère se retrouve tous les deux ans au sein du monde arable au salon Dubai Watch Week. Dans le cadre de l’édition de cette année, une équipe du service événementiel d’ETAVIS s’est vu confier la réalisation des installations électriques pour une maison horlogère de renom. Elle a accompagné cette dernière dans la tenue de son stand pour lequel elle a dû prévoir d’intenses préparatifs mais aussi relever des défis techniques et faire face à des différences culturelles.

Cinq jours où l’heure est au centre de toutes les attentions: le salon «Dubai Watch Week» est un événement exclusif qui présente tous les deux ans les dernières innovations et les chefs-d’œuvre de l’industrie horlogère. L’édition de cette année, qui s’est tenue du 16 au 20 novembre, s’est révélée un véritable spectacle non seulement pour les 60’000 personnes du monde entier qui l’ont visitée mais aussi pour l’équipe du service événementiel d’ETAVIS qui a exécuté avec brio sa première mission en Asie.

Pour l’équipe qui entoure Fabian Bringold, le chef du service événementiel d’ETAVIS, les travaux ont commencé non pas à Dubaï mais déjà quelques semaines auparavant sur le territoire Suisse. Le contrat confié par une célèbre maison d’horlogerie nécessitait en effet de gros préparatifs en amont. Avant d’être expédié par bateau à Dubaï, tout le matériel devait d’abord être acheminé au Mans depuis Genève où avait eu lieu la dernière exposition. Un conteneur de 12 mètres a été chargé avec tous les équipements que demandaient les installations du stand du salon. Il s’agissait de penser à tout et de s’assurer que rien ne manquait car le matériel voyageait près de quatre semaines sur les mers.  L’organisation de la livraison, l’emballage et le contrôle du matériel se sont déjà effectués fin septembre dans l’entrepôt de Genève d’où partait la cargaison.

Frais de douane, permis de travail et différences culturelles

Pour assurer la coopération internationale, il fallait non seulement posséder un savoir-faire logistique mais aussi surmonter des obstacles bureaucratiques. Les formalités douanières devaient être accomplies et des permis de travailler établis pour les membres de l’équipe. Malgré tous ces enjeux, tout s’est déroulé sans problème grâce à l’expérience de l’équipe et au soutien du donneur d’ordre. La coordination avec les fournisseurs locaux de Dubaï s’est faite en amont pour être en mesure de se procurer du matériel sur place en cas de besoin. «Heureusement, cela n’a pas été nécessaire, finalement. Car tout ce qui manquait encore, j’ai pu le transporter dans ma valise. La moitié était pleine d’habits, l’autre d’équipements électriques», déclare Fabian Bringold.

Une fois arrivée à Dubaï, l’équipe du service événementiel s’est installée au 78e étage d’un hôtel situé à proximité du salon. Pour de nombreux membres de l’équipe du service événementiel, cette expérience était extraordinaire: «Certains n’avaient jamais pris l’avion aussi loin ou travaillé sur un autre continent».  Pendant huit jours, les installations électriques ont été mises en place puis l’équipe s’est encore occupée pendant trois jours du service technique et de l’assistance au client.

Pendant le salon, l’équipe avait quartier libre et a pu en profiter pour aller manger ensemble ou visiter la ville. «Cette expérience nous a encore plus soudés en tant qu’équipe», explique Fabian Bringold. L’équipe du service événementiel a ensuite démonté le stand du salon durant six jours avant de repartir pour la Suisse.

La sécurité en point de mire

Les prestations d’ETAVIS englobaient notamment le courant fort, l’éclairage et les installations de sécurité, et devaient aussi répondre à des défis spécifiques comme la programmation d’un système d’éclairage via une interface web. Un soin tout particulier a été accordé à la sécurité car les pièces d’exposition à protéger étaient d’une grande valeur. Avec l’aide d’une équipe ETAVIS de Romandie, qui était chargée sur place des installations de sécurité, le service événementiel a étroitement coopéré avec l’équipe de sécurité du client afin de réaliser les installations conformément aux exigences de sécurité. Ce contrat a également mis en évidence des différences culturelles. A Dubaï, la ponctualité par exemple n’est pas toujours prise au pied de la lettre, comme l’explique Bringold: «Quand une réunion était prévue à 12h00, il pouvait parfois arriver qu’elle ne commence qu’une heure plus tard.» Nous devions tenir compte de ces spécificités culturelles pour comprendre les habitudes de travail du pays d’accueil.

Après des journées intenses, l’équipe a pu tirer un bilan positif de cette Watch Week, preuve s’il en faut que la qualité et la fiabilité suisses sont aussi reconnues à l’échelle internationale. Ce projet a également permis de renforcer encore la fidélisation du client. Fabian Bringold souligne ici: « C’était une formidable expérience et nous serions ravis de nous voir confier une nouvelle commande dans deux ans.»